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一文读懂美国销售许可证|开店、报税、豁免全流程

开店向州税务部门(如加州CDTFA、纽约DOR)申请,需备EIN(雇主识别号)、营业执照、经营地址证明,填Form SST-1等申请表。

州费50-500美元(加州120美元),地方附加费20-200美元,1-4周获批。

按州规定周期(月/季/年)申报销售税,税率6-10%(全美平均7.25%),用Form 303(加州)等提交代收税款,电商平台(如亚马逊)代扣后仍须核对差额。

免税商品(食品、处方药)、群体(非营利机构凭501(c)(3)证)、小额交易(如德州<50美元)。

申请需提交免税证明,注意州际差异(如佛州对旅游服务免税)。

全程可线上办,无需实地。

开店

在美国“开店”并非仅指租赁店面或上线网站,而是指在法律层面完成商业实体注册并获取税务身份。

首先需向IRS提交SS-4表格获取9位数的联邦雇主识别号(EIN),这是后续所有州级税务登记的基础。

其次,需向所在州的州务卿办公室(Secretary of State)注册公司(如LLC),费用差异巨大,从科罗拉多州的$50到加州的$800/年不等。

最后,必须确定6位数的NAICS行业代码,该代码决定州税务局(DOR)如何界定你的业务类型及适用税率。

商业实体

独资企业

独资企业是结构最简单的商业形式,不需要向州务卿提交组织章程,只需使用个人社会安全号(SSN)即可开始运营。

在申请销售许可证时,所有权类型栏目勾选“Sole Proprietor”。

  • 责任归属:这是此类架构最大的特征。法律上,个人与企业是同一主体。若因销售税违规产生罚款或诉讼,经营者的个人银行账户、房产及车辆均在扣押和清算范围内。
  • 隐私暴露:在许多州的销售许可证公共查询数据库中,独资企业主的家庭住址会被列为商业地址并对外公示。
  • 适用场景:仅适用于极低风险、小规模的本地测试业务。一旦涉及跨州销售或雇佣员工,此结构在合规层面极其脆弱。
有限责任公司

在申请销售许可证前,必须先在州级层面完成 LLC 的组建。

所需文件及费用因州而异:

州份 归档机构 所需表格 申请费 (Filing Fee) 年度报告/特许税
Wyoming (WY) Secretary of State Articles of Organization $100 $60
Delaware (DE) Division of Corporations Certificate of Formation $90 $300
California (CA) Secretary of State Form LLC-1 $70 $800 (最低)
Texas (TX) Secretary of State Form 205 $300 视收入而定
Florida (FL) Division of Corporations Articles of Organization $125 $138.75

虽然是 LLC,但在填写销售许可证申请表的“联邦实体类型”时,你可能需要根据你在 IRS 的备案进行选择:

  1. 单一成员 LLC (Single-Member LLC):IRS 默认视其为“被忽视的实体”(Disregarded Entity)。申请 EIN 时,最终负责人的 SSN 或 ITIN 会与 EIN 绑定。
  2. 多成员 LLC (Multi-Member LLC):默认被视为合伙企业(Partnership),需提交 Form 1065 进行申报。
C型公司 与 S型公司

对于计划引入风险投资或上市的零售商,公司制是标准架构。

  • C-Corporation
    • 独立纳税:公司是完全独立的纳税实体,需按 21% 的联邦税率缴纳企业所得税。
    • 非居民友好:允许非美国居民担任股东和董事,是海外卖家在美国设立子公司的标准形式。
    • 销售税申请:需提供公司章程(Articles of Incorporation)以及公司高管(Officers,如 CEO、CFO)的详细信息,而非仅仅是股东信息。
  • S-Corporation
    • 限制:仅限美国公民或绿卡持有者作为股东,且股东人数不得超过 100 人。
    • 误区:许多非美国居民误以为可以注册 S-Corp 来避税,这在法律上是禁止的。如果被 IRS 发现不符合资格,S-Corp 状态会被追溯撤销,并补缴 C-Corp 标准的所有税款及罚息。

在特拉华州或怀俄明州注册实体虽然流行,但在申请实际经营州(如加利福尼亚州或纽约州)的销售许可证时,必须完成“外州实体注册”(Foreign Qualification),并缴纳相应的特许经营税,例如加州每年最低征收 $800。

EIN与NAICS 代码

获取联邦雇主识别号

EIN是美国国税局(IRS)发放的税务ID,相当于企业的身份证。

绝大多数州(如得克萨斯州、佛罗里达州)的在线税务系统要求必须输入EIN才能开始销售许可证的申请流程。

项目 说明 备注
发放机构 美国国税局 (IRS) 联邦层级
申请表格 Form SS-4 可通过IRS官网在线填写
格式 9位数字 (XX-XXXXXXX) 银行开户与报税通用
费用 $0 (免费) 官网申请即时生成

没有SSN(社会安全号)的非美国居民,仍可申请EIN,但流程通常需要传真或邮寄SS-4表格,耗时约4-6周,需将此时间计入开店筹备期。

NAICS 代码

在填写销售许可证申请表时,必须提供6位数的NAICS代码。

常用零售代码示例

  • 454110:电子购物和邮购行(适用于纯电商)。
  • 448140:家庭服装店。
  • 453220:礼品、新奇商品和纪念品商店。
  • 423430:计算机及外围设备和软件批发商。

建议访问美国普查局(Census Bureau)官网查询最新代码表,精确匹配主营业务。

地址与月销售额

地址与库存

地址决定了你的税务管辖权(Nexus)

在申请表格中,通常需要填写两个不同的地址:

  1. 邮寄地址 (Mailing Address):用于接收税务局的信件、许可证纸质证书和通知。可以是任何地方,包括租用的信箱。
  2. 物理地址 (Physical Address/Business Location):这是产生税务关联的地点。

对于电商卖家,库存所在地即为物理地址。

  • 如果你使用第三方物流(3PL)或亚马逊FBA,仓库所在的每一个州都视为你有物理存在。
  • 你需要在库存落地的每一个州分别“开店”——即分别申请该州的销售许可证。
  • 例如,货物储存在宾夕法尼亚州和田纳西州的仓库,你就必须向PA和TN两个州的税务局分别提交申请。
预估月销售额

申请过程中,州税务局会要求填写“预计月销售额”(Projected Monthly Sales)或“预计应纳税销售额”。

这个数字决定了你的销售税申报频率(Filing Frequency)。

  • 低销售额(如月税金 < $50):通常被分配为年度申报。
  • 中等销售额(如月税金 $50 – $500):通常为季度申报。
  • 高销售额(如月税金 > $500):通常为月度申报。

新店开业初期,如果无法准确预估,可以根据同类竞品的平均水平保守填写。

报税

美国销售税申报包含“提交申报表”与“税款汇缴”两项义务。

州税务部门依据企业的年预估纳税额设定申报频率,主要分为月度(通常月纳税额 >$100-$500)、季度(标准频率)及年度(通常年纳税额 <$100)。

多数州的申报截止日定于周期结束后的次月20日(如1月税款需在2月20日前申报)。

企业即使在某个周期内销售额为0,仍必须提交“零申报”表格,违者将面临单次$50至应缴税额10%不等的罚金。

自2018年起,跨州卖家需根据买家所在地的具体税率(美国共有超1.3万个税务管辖区)计算税额,并在超过24个州提供“按时申报折扣”(如得克萨斯州提供0.5%的税款回扣)以冲抵合规成本。

申报频率与截止日期

标准频率

以下选取三个代表性州的数据进行对比,展示阈值判定的多样性:

州份 申报频率 判定标准(基于应缴税款) 备注
加利福尼亚州 (California) 季度 (默认) 月均纳税额 < $100 加州门槛极低,极易触发月度申报
月度 月均纳税额 ≥ $100 一旦平均每月代收税款超过100美元即调整
财政年度 月均纳税额 < $100 且自愿申请 需特定申请,按财政年度(7月-6月)计算
得克萨斯州 (Texas) 季度 (默认) 月均纳税额 < $1,500 门槛相对宽松,适合中型卖家
月度 月均纳税额 ≥ $1,500
年度 年纳税额 < $1,000 适合仅在特定季节销售的小型卖家
佛罗里达州 (Florida) 半年 (Semiannual) 年纳税额 $100 – $500 佛州特有的频率设置
季度 年纳税额 $500 – $1,000
月度 年纳税额 > $1,000 门槛极低,几乎所有活跃卖家均为月报
提前预缴

对于高交易量的卖家,单纯的“月度申报”已不足以满足税务局的现金流需求。

部分州设立了更激进的提前预缴机制。

  • 触发条件:以加州 CDTFA 为例,若您的月均应缴税款超过 $17,000,系统会将您标记为“Prepayment Account”。
  • 操作要求
    1. 您不仅要在次月月底前提交完整的申报表。
    2. 您必须在当月 24 日前,先缴纳本月预估税款的 90%
    3. 违规后果:若未进行预缴或预缴金额不足(低于实际税款的 90%),将面临 6% 的额外罚款。
截止日期

1. 常见截止日分布

  • 次月 20 日:最通用的标准(如 Texas, Pennsylvania, Illinois, Georgia)。
  • 次月 15 日:较早的截止日(如 Arizona 针对特定类别, Maine)。
  • 次月 25 日:较晚的截止日(如 Washington, Nevada)。
  • 次月 最后一日:给予最长宽限期(如 California, Florida, Utah)。

2. 周末与假日顺延规则 (Business Day Rule)

美国税务系统普遍遵循“下一工作日”原则。

  • 规则:如果法定截止日期(例如 20 日)落在星期六、星期日或联邦法定假日(如总统日、马丁·路德·金纪念日),截止日期自动顺延至紧邻的下一个工作日(通常是下周一)。
  • 示例
    • 截止日:4月20日(周六)
    • 实际申报截止:4月22日(周一)
    • 在4月22日提交申报并付款,视为按时申报。

3. “提交”与“到账”的时间差

这是电子支付时代的新陷阱。

  • 以资金到账为准(Effective Date):部分州(如 Florida)要求税款必须在截止日下午 5:00 前到达州国库,而不仅是您发起付款。
  • ACH 滞后性:标准的 ACH 银行转账通常需要 1-2 个工作日结算。
  • 操作建议:如果您使用 ACH Debit(扣款),务必在截止日期前至少 1 个工作日发起操作。若在截止日当天下午 4 点操作,资金可能次日才到账,导致产生迟纳金(Late Payment Penalty)。

复杂税率的计算

目的地原则 vs. 原产地原则

1. 基于目的地(Destination-Based)—— 主流规则

  • 适用范围:约 38 个州(包括加州、纽约州、华盛顿州、佛罗里达州等人口大州)。
  • 规则:税率取决于买家收到商品的地点
  • 场景:您的仓库在 A 市(税率 7%),买家在 B 市(税率 9%)。
  • 操作:您必须向买家收取 9% 的税款。
  • 难点:您需要维护全国各地的实时税率表,因为您的客户可能来自任何一个管辖区。

2. 基于原产地(Origin-Based)—— 少数派

  • 适用范围:约 12 个州(主要包括得克萨斯州、亚利桑那州、俄亥俄州、宾夕法尼亚州等)。
  • 规则:税率取决于卖家履行订单的地点(通常是仓库或办公室)。
  • 场景:您的仓库在得克萨斯州休斯顿(税率 8.25%),买家在达拉斯(税率 8.25%)或奥斯汀(税率 8.25%)。
  • 操作:只要发货地不变,您向所有州内客户收取的税率通常固定为您仓库所在地的税率。
  • 例外(Wayfair 影响):如果您是远程卖家(在该州无实体,仅因超过销售阈值而注册),绝大多数原产地州(如得克萨斯州)要求远程卖家转而使用“目的地原则”,或者使用统一的“单一地方税率”(Single Local Tax Rate)以简化合规。
邮政编码

1. 边界错位(Mismatch Boundaries)

邮政系统(USPS)建立邮编是为了高效投递信件,而税务局划分辖区是为了财政管辖。两者的边界线经常互不重合。

  • 现象:一个 80012 的邮编区域,可能横跨了 Adams 县和 Arapahoe 县。Adams 县税率为 4.75%,Arapahoe 县税率为 4.25%。
  • 后果:如果您仅凭“80012”一刀切设定税率,大约有 50% 的概率会算错。少收了税款需自掏腰包补齐,多收了税款则可能面临“不当得利”的集体诉讼风险。

2. 街道级差异(Street-Level Precision)

精确的税率计算必须依赖地理围栏(Geofencing)技术,精确定位到具体的街道门牌号。

  • 案例:在科罗拉多州的 Centennial 市,某些街道的左侧属于“公共改善特区”(Public Improvement District),需额外缴纳 0.5% 的税;而街道右侧属于旧城区,无需缴纳。仅凭邮编甚至城市名无法区分这种微观差异。
特区税

1. 常见特区类型

  • 交通特区(Transit Districts):资助地铁、公交或轻轨建设。覆盖范围通常较广,可能包含整个县或多个县的部分区域。
  • 体育场馆特区(Stadium Districts):如丹佛的“科学与文化设施区”或某些城市的职业球场建设税。
  • 警察与消防特区:用于补充地方治安预算。
  • 商业改善区(BID):通常位于市中心繁华地段,仅对该区域内的交易征收额外费用。

2. 动态变化

特区税是有寿命的。

  • 生效与失效:选民投票通过一项 0.5% 的税收用于修路,期限 5 年。5 年后该税率会自动失效,或者需重新投票延长。
  • 频率:各州通常在每个季度初(1月、4月、7月、10月)发布税率变更表。全美每个季度约有 400-600 个 管辖区的税率发生变动。

当你在某州持有有效许可证,但该季度没有任何销售记录,或所有销售均为“免税批发”(Resale),你依然必须登录税务后台填写数据为“0”的表格。

豁免

销售税豁免是美国税务合规中唯一的“减法”环节,主要分为采购端销售端

持有 Seller’s Permit 的商家,凭借 转售证书 (Resale Certificate) 可合法以零税率采购库存,前提是该商品用于二次销售。

在销售端,45个州对特定商品实施永久性免税,例如宾夕法尼亚州对服装全免,纽约州对单价低于 $110 的服装免税。

同时,若商家在某州的年销售额未达到 $100,000200笔 交易(Wayfair 标准),则在法律层面豁免该州的注册与代收义务。

采购端豁免

证书种类

转售证书商家必须根据供应商所在的州提供正确的表格。

  • 州专属表格 (State-Specific Forms)
    大多数州都有自己指定的官方表格。

    • 纽约州 (New York):必须使用 Form ST-120
    • 加利福尼亚州 (California):通常使用 Form CDTFA-230
    • 佛罗里达州 (Florida):这是最特殊的州之一。你不能自己打印或填写通用表格,必须使用州税务局(Department of Revenue)每年寄给你的 Annual Resale Certificate (Form DR-13)。该证书有效期仅为一年(每年1月1日至12月31日),过期自动作废。
  • 多州通用表格 (Multistate Forms)
    为了减轻跨州企业的负担,一些组织推出了通用表格,被数十个州认可:

    • MTC 表格 (Uniform Sales & Use Tax Resale Certificate):由多州税务委员会制定,被 38个州 接受。如果你的供应商在德克萨斯州,而你在多个州有业务,通常一份 MTC 表格即可解决问题。
    • SST 表格 (Streamlined Sales Tax Certificate):被 24个 参与简化销售税协议的州(如阿肯色、印第安纳、俄亥俄等)接受。
适用范围

允许免税采购的项目

  1. 库存商品 (Merchandise for Resale):用于出售给客户的成品。例如,鞋店进货的运动鞋。
  2. 物理组成部分 (Physical Ingredients):如果你是制造商,购买的原材料将成为最终产品的一部分。例如,家具厂购买的木材、钉子和油漆。
  3. 随商品转移的包装 (Packaging):通常指包裹商品并随商品一同交给消费者的包装材料。例如,鞋盒、产品说明书、商品标签。

严禁免税采购的项目 (应税项目)

  1. 经营用设备:电脑、收银机 (POS)、货架、展示柜、办公桌椅。
  2. 消耗品 (Supplies):打印纸、墨盒、清洁用品、员工休息室的咖啡、运输用的胶带(在部分州,运输包装材料可能应税,取决于具体州法)。
  3. 营销物料:赠送给客户的传单、名片、带有公司Logo的免费赠品(除非你为这些赠品支付了使用税)。

案例数据对比

一家位于芝加哥的精品店,年采购额 $500,000

  • 其中 $480,000 是用于销售的服装,凭证书免税
  • 其中 $20,000 购买了新的衣架、模特道具和收银电脑。这部分必须支付销售税。如果供应商未收税(误以为也是库存),商家必须在季度申报时,主动申报并补缴这 $20,000 对应的使用税(Use Tax)。
代发货

对于代发货(Drop Shipping)模式的卖家,采购端豁免极其复杂。

这涉及三方:零售商(你)供应商顾客

  • 场景:你(在A州)卖货给顾客(在B州),指令供应商(在C州)发货给顾客。
  • 问题:供应商在C州,他需要向你收取C州的销售税,除非你提供转售证书。但是,你可能只在A州有注册,没有C州的销售许可证。

各州接受度分类

  1. 友好州 (Accept Home State Permit)
    大多数州(约36个)允许你使用自己所在州(A州)的许可证号码,去申请C州的免税。只要你在表格上注明“No Nexus in State C”,供应商即可免收税。
  2. 严格州 (Strict Nexus States)
    加利福尼亚 (CA)、佛罗里达 (FL)、夏威夷 (HI)、伊利诺伊 (IL)、马里兰 (MD)、马萨诸塞 (MA)、华盛顿 (WA)、哥伦比亚特区 (DC) 等。
    这些地区通常规定:如果你要豁免当地的采购税,你必须注册该州的销售许可证。,为了在采购环节省下税钱,你可能被迫在这些州注册并开始申报税款,即便你的销售额并未达到该州的经济关联门槛。

    • 替代方案:有些大型供应商会接受“第三方声明”,或者你只能先支付销售税,虽然这会压缩你的利润空间。
库存提取

经常发生的情况是:

商家原本以免税方式购入了一批商品作为库存,但后来决定拿出一部分自用。

  • 常见场景
    • 电脑店老板从库存里拿了一台笔记本自用。
    • 服装店把几件衣服送给员工作为制服。
    • 电商卖家把库存商品作为奖品在社交媒体抽奖。
  • 税务处理
    这些商品在采购时未缴税,但并未产生“销售”行为,因此没有向客户收税。此时,商家必须按商品的采购成本(Cost Price)计算并缴纳使用税 (Use Tax)

    • 计算示例:你以免税方式 $500 进货了一台电视,当地税率 8%。你自己把电视拿回家看。你需要在下一次销售税申报表中,增加 $40 ($500 x 0.08) 的应缴税款。

根据美国各州税法,销售税仅对供应链末端的消费者征收。因此,合规的中间商在采购库存时无需预付销售税。

全美45个征税州均认可此机制,但各州对证书格式、有效期及适用范围有严格规定。

例如,佛罗里达州要求必须使用州政府颁发的特定年度证书,而加利福尼亚州则接受通用格式。

销售端豁免

商品属性豁免

服装与鞋帽 (Clothing & Footwear)

这是全美税法中最割裂的品类。各州对待服装的态度分为三类:全额征税、特定门槛免税、完全免税。

  • 完全免税州
    明尼苏达州 (MN)、新泽西州 (NJ)、宾夕法尼亚州 (PA)、佛蒙特州 (VT),普通服装和鞋类通常完全免征销售税,无论价格高低。

    • 例外:运动专用装备(如防滑钉鞋、滑雪靴)和皮草通常仍需纳税。
  • 价格门槛豁免州 (Threshold States)
    这些州只对单价低于一定金额的服装免税。一旦单品价格超过门槛,计税方式也有两种不同的逻辑:

    1. 纽约州 (NY):单件价格 低于 $110 免税。若一件外套卖 $120,全额征税。
    2. 马萨诸塞州 (MA):单件价格 低于 $175 免税。若一件外套卖 $200,只对超出的 $25 ($200 – $175) 征税。
    3. 罗德岛州 (RI):门槛为 $250,同样仅对超出部分征税。
  • 全额征税州
    加利福尼亚州 (CA)、佛罗里达州 (FL)、德克萨斯州 (TX) 等人口大州,除极其特殊的安全装备外,普通服装均为应税商品。

食品与饮料 (Food & Beverages)

“食品”在税务定义中极为复杂,区别在于:

未经加工的食材 (Grocery) vs 预制熟食 (Prepared Food)

  • 通用规则
    绝大多数州(包括 CA, TX, NY, FL)对在超市购买的、未加工的食品(肉类、蔬菜、蛋奶)免税。但对在餐厅购买的、加热过的或可以食用的熟食征税。
  • 细节陷阱
    • 切片贝果法则 (New York Bagel Rule):在纽约,买一整个未切开的贝果是免税的(视为Grocery);如果让店员切开或涂上奶油芝士,则变为应税(视为Prepared Food)。
    • 糖果与苏打水 (Candy & Soda):许多对食品免税的州,特意将糖果和含糖饮料剔除出豁免名单。例如,伊利诺伊州对普通食品征收 1% 的低税率,但对糖果和软饮料征收 6.25% 的高税率(州税部分)。判断标准有时取决于“是否含有面粉”——这就导致 KitKat(含威化饼干,有面粉)在某些州被视为食品免税,而 Hershey’s Kisses(纯巧克力)被视为糖果征税。

数字产品与软件 (Digital Goods & SaaS)

随着经济数字化,各州对“有形个人财产” (Tangible Personal Property, TPP) 的定义正在更新,导致数字产品税务极为混乱。

商品类型 定义 税务处理倾向
电子书/音乐/电影 永久下载权 约30个州征税。如 WA, MN, NJ, OH 征税;CA, FL 通常免税。
SaaS 软件 云端访问权,无下载 极其复杂NY, CT, PA, TX, WA 明确征税;CA, FL 视为服务免税;CO 对部分下载征税。
定制软件 为特定客户开发 大多数州视为“专业服务”而免税,因为这是劳务而非商品。
医疗与健康产品
  • 处方药:全美几乎所有州对凭医生处方购买的药物免税(伊利诺伊州征收1%)。
  • 非处方药 (OTC):阿司匹林、感冒药等在大多数州是应税的。但在 得克萨斯州 (TX)、弗吉尼亚州 (VA) 等地,OTC药物免税。
  • 医疗器械:拐杖、轮椅等通常免税,但必须有医生处方。
  • 女性卫生用品:被称为“粉红税”议题。目前已有 近30个州(如 NY, CA, IL, FL, TX)通过立法免除了此类产品的销售税。
买家身份豁免

非营利组织 (Non-Profit Organizations)

并非所有非营利组织都自动免税。

  • 资格认证:通常需要持有 IRS 颁发的 501(c)(3) 认定函。
  • 州级注册:在很多州,仅有联邦层面的501(c)(3)是不够的,该组织还必须申请该州特定的免税证书(State Tax Exemption Certificate)。
  • 用途限制:购买的物品必须用于该组织的慈善、教育或宗教目的。
  • 支付方式:必须由组织账户支付(支票或公司信用卡)。如果是个体成员用个人信用卡垫付,即便最终由组织报销,这笔交易通常也不能免税

政府机构 (Government Entities)

  • 联邦政府:根据美国宪法条款,州政府无权向联邦政府征税。向美国联邦政府(包括军队)的销售始终免税。识别标志通常是 GSA SmartPay 信用卡。
  • 州与地方政府:大多数州对自己下属的机构(学校学区、警察局、市政府)免税,但跨州的情况需具体分析。例如,加州的公立学校去内华达州采购,未必能享受内华达的免税待遇。

外交豁免 (Diplomatic Exemption)

持有美国国务院颁发的免税卡的外交官可享受免税。由于此类卡片有颜色等级(如蓝色卡全免,黄色卡有限制),商家需仔细核对卡片背面的具体条款。

短期法定豁免

全美约有 18-20个州 会设立年度销售税假期,通常持续 2-7 天。

商家在此期间必须调整 POS 系统或电商购物车设置,暂停对符合条件商品的收税。

  • 常见时间段
    • 返校季 (Back-to-School):通常在7月底或8月初。针对服装、鞋类、学习用品、电脑。
    • 防灾准备季 (Disaster Preparedness):通常在5月或6月(飓风季前)。针对发电机、电池、手电筒、防水布。
    • 能源之星与节水 (Energy Star/Water Sense):针对节能家电。
  • 价格上限限制
    豁免通常设有严格的单价上限。

    • 田纳西州:电脑单价 $1,500 以下免税。
    • 佛罗里达州:手电筒单价 $40 以下免税。

如果商品价格超过上限,全额征税(这与马萨诸塞州的服装免税逻辑不同,这里通常是“断崖式”全额征税)。

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