注册美国公司后会得到哪些文件？都有哪些用途？看完这篇全明白！

注册成立美国公司后，客户会收到一系列重要文件，这些文件不仅证明公司合法成立，还在日常运营中扮演关键角色。这些文件主要分为两类：政府下发的文件和代理公司制作的文件，而且不同公司类型（LLC和Inc）收到的文件也有所不同。很多客户对这些文件并不是很了解，今天我们将详细介绍这些文件的内容、用途以及它们在哪些场景下会用到，能帮大家对美国公司有更深入的了解。

一、政府下发的文件

政府下发的文件主要由州政府或联邦政府（如IRS）颁发，主要用来证明公司的合法注册，并为其后续经营提供法律依据。大部分为PDF版本，这些文件包括：

1. 公司注册证书

• LLC公司的注册证书名称：Certificate of Formation 或 Articles of Organization
• Inc公司的注册证书名称：Certificate of Incorporation 或 Articles of Incorporation
• 用途：由州政府颁发，证明公司合法成立。包括公司名称、注册号、成立日期等基本信息。是公司开设银行账户、签署合同、开通支付通道以及入驻电商平台的基础文件。
• 使用场景：
  • 开设公司银行账户
  • 签署合同
  • 入驻电商平台
  • 开通支付通道
• 如何查询真伪：在州政府的网站上可以查询和下载注册证书，部分州查询可能需要付费。

特别需要注意的是，注册证书非营业执照，这点和中国大陆的公司不有所差别。

所有公司成立以后，会收到州政府下发的注册证书，作为公司合法成立的证明文件。无论是LLC还是Inc公司，只有获得了注册证书，才可以开始正式运营。但是有一些场景下，比如要开设实体门店，还需要公司向地方政府（市或县）或监管部门申请“Business License 营业执照”。

如果只是普通的业务，比如银行开户、跨境电商平台入驻，一般是用不到营业执照的，注册证书就可以了。下面是注册证书和营业执照的对比：

2. 公司税号确认信

Employer Identification Number, EIN税号确认信。

• 用途：由美国国税局（IRS）颁发，用于公司的税务申报、开设银行账户、雇佣员工等。无论是LLC还是Inc公司，都需要申请EIN确认信。
• 使用场景：
  • 税务申报和缴税
  • 开设公司银行账户
  • 雇佣员工时申请W-2或1099表格
  • 提供给客户或供应商以证明税务身份
  • 申请支付通道
  • 入驻电商平台
• 如何查询真伪：EIN确认信是PDF或者是由IRS寄送的信件，要查询真伪，需要致电IRS，查询EIN号码的真伪，或者在银行开户、入驻电商平台、开通支付通道的时候，这些平台可以自动查询EIN的真实性。需要注意的是，新公司成立以后，刚申请好EIN的话，EIN信息需要2周左右的时间在IRS的系统里更新，所以上述平台可能暂时查询不到EIN，一般等待几天就可以查询到，大部分情况不用等到两周。

3. 州政府文书副本（State Filing Copies）

部分州有这个文件，用途不大。

• 用途：州政府提供的公司注册文件副本，证明公司已正式在该州注册。这些副本在许多场合用于确认公司合法性。
• 使用场景：
  • 向银行、客户或合作伙伴证明公司注册信息
  • 公司扩展业务时提供注册记录
  • 申请其他行业许可证时需要

4. 良好证书（Certificate of Good Standing）

良好证书（Certificate of Good Standing），也叫Certificate of Existence或Certificate of Authorization，是由公司注册所在州的州政府（通常是州务卿办公室）签发的官方文件，用于证明一家公司目前的法律状态良好，并且符合该州的所有注册和合规要求。

大部分公司都用不到良好证书，只有在特定场景，如申请贷款、跨州经营等时，可能才需要良好证书。

有些州的良好证书是可以免费从州政府网站申请的，有的州是要付费申请。部分州是需要邮寄或亲自上门递交申请。

5. BOI报告文件

BOI 申报指的是美国受益所有人信息申报（Beneficial Ownership Information Filing）。这是根据美国《企业透明法案》（Corporate Transparency Act, CTA）的要求，由金融犯罪执法网络（FinCEN）负责实施的一项新申报义务。

BOI 申报的目的是加强对美国企业的透明度要求，以防止非法资金通过企业结构隐藏真实所有者信息，用于洗钱、逃税或资助恐怖主义等非法活动。

自2025年1月1日起，所有新注册的公司必须在注册后30天内完成 BOI 申报。

提交BOI申报以后，会收到回执，这份回执在某些场景下会用到，比如某些银行开户会需要。相信越来越多的地方会用到这份回执。

6. 其他政府文件

部分州除了上述文件，还有自己特有的文件。比如加州，除了注册证书，还有初始报道文件（Statement of Information），这份文件在很多场合要用到，也是非常重要。

二、自己或者代理公司制作的文件

如果是自己DIY注册，或者通过代理公司来注册美国公司，需要准备一些公司成立和经营需要的内部文件。这些文件通常涉及公司管理和日常运营，为公司提供运营框架，确保内部管理清晰，并为对外合作提供支持。

1. 公司章程或经营协议

• LLC公司文件名称：Operating Agreement 经营协议
• Inc公司名称：Bylaws 公司章程
• 用途：LLC公司的经营协议规定公司成员的权利与义务、利润分配方式等；而Inc公司的章程则详细规定了公司治理结构，包括股东和董事的权利与责任。两者都是公司运营的重要管理文件。这两份文件也是打印出来，股东签字才可以生效。
• 使用场景：
  • 股东大会或成员会议
  • 处理公司内部管理问题
  • 修改公司结构或决策流程
  • 银行开户

2. 股东证书或成员证书

股东证书（Stock Certificate）和成员证书（Membership Certificate）是公司用来记录和证明所有权的重要文件。

这个证书并非政府制定和颁发的，而是公司内部文件，所以可以使用任意模板，写上公司成员以及对应的股权比例信息，然后打印出来，成员签字生效。如果不签字的话，其实就是废纸一张。它们分别适用于不同类型的公司：

• 股东证书：适用于股份公司（Corporation, Inc），用于证明股东所持有的公司股份及其类型。
• 成员证书：适用于有限责任公司（LLC），用于记录和确认LLC成员的所有权权益（如出资比例、分红权益等）。
• 用途：LLC公司成员证书（如果发放）记录每个成员的所有权比例；Inc公司的股东证书则记录股东持有的股份数量和类型，是公司所有权的法律证明。
• 使用场景：
  • 证明股东或成员所有权
  • 股份或所有权转让
  • 股东或成员投票时的证明
  • 银行开户

3. 代理证明

Registered Agent Confirmation（也叫注册代理确认书）或称为初始证明，是一份文件，用于确认您公司已合法指定了一名注册代理人（Registered Agent），并且该注册代理人已被授权代表公司接收法律文件、政府通知以及其他重要文件。

在美国，无论是LLC还是Corporation，公司在注册时必须指定一位注册代理人，并向州政府提供相关信息。这份确认书通常由注册代理服务商或州政府生成，是公司注册过程中的重要组成部分。

• 使用场景：
  • 提交给法院或税务局，证明公司有合法代理人
  • 在接收法律文件时使用
  • 某些银行开户需要

4. 公司印章

美国联邦政府和州州政府没有固定的印章格式，签署合同等只需要公司代表签字即可具有法律效力。关于美国公司印章的更详细信息，可以看我们这篇文章。

• 用途：公司可以根据自己的情况刻章，以便需要的时候使用。
• 使用场景：
  • 签署具有法律效力的合同或协议
  • 提高文件的正式性和法律效力
  • 比如和有用章习惯国家的客户签署协议，比如中国
  • 某些平台也需要公司的盖章文件，比如阿里国际站

总结

注册美国公司后，收到的文件是公司合法存在和正常运营的核心保障。LLC和Inc公司在收到的文件上略有不同，但这些文件都在公司的运营、税务、管理、融资等方面发挥着至关重要的作用。无论选择哪种公司类型，都需要妥善保存这些文件，以确保公司在日后的运营中合规合法。如果您正在计划注册美国公司，提前了解这些文件的用途可能会为您的决策提供帮助。