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外贸商业发票需要写哪些内容？

美司通
2026-10-21
8:56 下午

外贸商业发票通常写五组信息：交易双方及收货人；发票编号、日期和订单参考号；货物名称、规格、原产地及数量；单价、币种、折扣、费用和总额；付款、交货及包装运输资料。买方与收货人不同时分列，费用注明已含或另计；目的国另有要求的，再补充相应字段。

Table of Contents

商业发票字段清单

下表将上述信息展开为14类填写项目，供普通货物买卖制单时逐栏核对。五组和14类都是本文的整理方式，不是全球统一的法定项数；免费样品等非买卖发运另见后文。

字段	英文名称	填写要点
卖方及出口方	Seller；Exporter（如不同）	全称、地址、国家、联系方式；两者不同时分列并注明角色。
买方	Buyer / Sold To	实际买方全称及地址，不只写品牌或联系人。
收货人及交货地址	Consignee；Ship To	收货人名称、地址、联系方式及交货地址；与买方不同时分别列明。
编号与日期	Invoice No. / Date	卖方发票编号及实际开具日期。
合同或订单号	Contract No. / PO No.	有对应合同或采购订单编号时填写，没有时不编造。
商品描述	Description of Goods	品名、型号、规格；按商品需要补充材质、用途、品牌或等级。
数量与单位	Quantity / Unit	件、套、千克等，与单价的计价单位对应。
单价与金额	Unit Price / Currency / Amount	逐项列单价、币种和金额；币种写USD、EUR等，不只写“$”。
折扣与费用	Discount / Freight / Insurance	折扣注明已扣或另扣；运费、保险及其他费用注明已含或另计，金额披露按适用要求处理。
发票总额	Total Invoice Value	分项金额相加，再扣除尚未扣的折扣、加上尚未计入的费用。
贸易条件	Terms of Sale	合同约定的贸易术语、指定地点或港口及版本。
付款条件	Terms of Payment	付款方式、到期条件及预付款、余额安排。
原产地	Country of Origin	按各项货物填写，不直接复制公司注册地。
包装与运输	Packages / Marks / Shipping Details	适用的包装件数、唛头、净重、毛重、发运及目的地资料。

单据标题可写“Commercial Invoice”。美国商务部提醒，部分国家要求指定格式，多数国家接受信息完整的卖方格式。[1]

商业发票表格与货物包裹并置，买方和收货人分开标示，突出发票字段与货物的对应关系 — 主题概念插画，非真实证件或客户资料。

买方和收货人怎么填

Buyer / Sold To填实际买方；Consignee填收货人，Ship To填交货地址。买方另行指定仓库收货时，不能直接把仓库当成买方；收货人及交货地址按实际安排分别写清。卖方与出口方不同的，分别列出Seller和Exporter。

公司名称使用全称，与合同及实际交易资料对应。不同角色可以是不同主体，不必把所有栏目都填成同一家公司。

商品名称怎么写

规格、价格或原产地不同的货物分行填写。品名写具体，不能只留“配件”“样品”或内部SKU。钢制支架可按下面的格式描述，方括号替换为真实产品资料：

家具连接用钢制支架；型号：[实际型号]；材质：[实际材质]；尺寸：[长×宽×厚及单位]。

金额和费用怎么填

计算时，数量单位须与单价的计价单位对应，金额须使用同一币种：

分项金额＝数量×单价。
发票总额＝分项金额合计－尚未扣除的折扣＋尚未计入的费用。
同一发票无其他调整时，未付余额＝发票总额－对应已付款。

公式中的折扣仅指尚未从单价或分项金额中扣除的部分，费用仅指尚未计入的部分，避免重复计算。单据需要另行披露的费用，按适用规则列明金额及包含关系。上述公式用于普通货物价款核对，不替代海关估价规则。

建议将发票总额、已付款、未付余额分成3栏。预付款注明对应订单或批次，整批货的总额与本次待付金额分别列示。

商业发票填写模板

以下为普通货物买卖的填写框架，方括号替换为真实资料；预付款等栏目按实际交易填写，目的国要求的附加字段另行补入。免费样品使用时，须将货物申报价值与应收款分开标示，不能把申报价值直接作为未付余额。

COMMERCIAL INVOICE
Invoice No.: [发票编号]
Invoice Date: [开具日期]
Contract / PO No.: [对应合同或订单编号]

Seller: [卖方全称、地址、国家及联系方式]
Exporter: [与卖方不同时另列]
Buyer / Sold To: [买方全称及地址]
Consignee: [收货人全称、地址及联系方式]
Ship To: [实际交货地址]
Terms of Sale: [贸易术语、指定地点或港口、约定版本]
Payment Terms: [付款方式及到期条件]
Currency: [币种]

Item | Description / Model | Origin | Quantity | Unit | Unit Price | Amount
[按实际货物逐项填写，统一注明币种]

Goods Subtotal: [分项金额合计]
Discount: [金额、依据；已计入单价或另行扣减]
Freight / Insurance / Other Charges: [按适用要求列各项金额；注明已含或另计]
Total Invoice Value: [发票总额]
Advance Payment: [对应已付款]
Balance Due: [未付余额]

Packages / Marks: [包装件数、唛头及对应货物]
Net / Gross Weight: [适用的净重、毛重及单位]
Shipping Details: [发货地点、目的地及适用发运信息]
Transaction / Shipment Date: [适用时填交易或发运时间]
Attachments: [适用附件名称或编号]
Responsible Contact: [交易负责人员姓名及联系方式；美国进口按下述出口商员工要求填写]

哪些内容按情况补充

HS编码与签章

美国商务部将HS编码列为商业发票可补充的信息；是否必须填写，应核对目的国和申报要求。[1]进口商识别号码、签字、盖章、份数及认证要求，也要对照目的国规定、合同和适用信用证条款确认，不能仅凭模板是否留有栏目判断。

目的国要求的字段

以美国公司进口货物为例，19 CFR 141.86要求提供目的入境口岸、交易时间地点及双方、各包装内货物明细，以及出口商中了解或能及时了解交易的负责员工姓名。非买卖发运按相应条款填写发货地点、时间、发货人和收货人；开票日期不能自动代替交易或发运时间。发票及所有附件须为英文，或附足以支持查验及税费确定的准确英文译文。[2]

美国进口费用披露还需按(a)(8)列明名称和金额。包装、箱子、容器及出口港前内陆运费已含在发票价格中且注明已含时，可不逐项列金额，不能将该例外扩大到所有已含国际运费和保险费。原发票缺少该款信息，应在附件补充。该条另有折扣、未计价生产协助和特殊交易要求，需按实际情况核对。[2]

对照官方清单的发现

对照上述官方资料后，本文模板做了两处区分：将Invoice Date与适用的Transaction / Shipment Date分开；将笼统的“联系人”改为负责人员姓名，美国进口时再按(j)核对其出口商员工身份及对交易的知情条件。[2]这样可以逐栏核对开票日期、交易时间和负责人员，避免只有日期或公司总机信息。此处是公开资料对照所得的填写建议。